Nos últimos anos, o WhatsApp se tornou uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas por empresas para se conectarem com seus clientes.
No entanto, muitas empresas ainda não sabem como aproveitar todo o potencial desta plataforma para melhorar a gestão de suas operações. Neste artigo, discutiremos algumas dicas para melhorar a gestão de WhatsApp para empresas.
Resumidamente, existem boas práticas que podem ser adotadas para garanti uma maior eficiência nos atendimentos.
Abordaremos cada uma delas de maneira individual nesse artigo.
Centralize seu atendimento em um único número
O fator principal para uma melhor gestão de WhatsApp é, sem dúvidas, centralizar o atendimento em um único número.
A importância de um número de telefone exclusivo para a empresa está na facilidade de identificação por parte dos clientes, além de ajudar a separar as mensagens pessoais das mensagens de negócios.
Ter um número exclusivo também permite que a empresa estabeleça uma presença mais profissional e confiável no WhatsApp, o que ajuda a construir a reputação da marca.
Além disso, um número exclusivo evita que a equipe da empresa precise lidar com mensagens de clientes em seu telefone pessoal, o que pode ser uma invasão de privacidade e um inconveniente para os funcionários.
4 vantagens de ter um único número na gestão de WhatsApp
- Identificação: Um número exclusivo para a empresa ajuda os clientes a identificarem facilmente a empresa quando precisam entrar em contato. Dessa maneira, isso pode evitar confusões entre mensagens pessoais e de negócios.
- Profissionalismo: Um número exclusivo para a empresa também ajuda a reforçar a imagem profissional da empresa. Sendo assim, isso demonstra que a empresa leva a sério a comunicação com seus clientes e que está disposta a fornecer um canal de comunicação dedicado e confiável.
- Segurança: Usar um número exclusivo para a empresa pode ajudar a proteger a privacidade da equipe de funcionários. Desse modo, os clientes não precisam ter acesso aos números pessoais dos funcionários para entrar em contato com a empresa.
- Rastreabilidade: Um número exclusivo para a empresa também pode ajudar a rastrear e gerenciar as conversas com os clientes de maneira mais eficiente. Dessa forma, as conversas podem ser arquivadas e gerenciadas de maneira organizada, o que pode ser importante para monitorar e avaliar o desempenho do atendimento ao cliente.
Em resumo, ter um número de telefone exclusivo para a empresa é uma prática recomendada para empresas que buscam aprimorar a gestão de seus canais de comunicação e melhorar a experiência do cliente.
Respostas automáticas para otimizar a gestão de WhatsApp
As respostas automáticas do WhatsApp são uma função que permite que as empresas configurem mensagens pré-definidas. Dessa forma, são usadas para responder automaticamente a mensagens recebidas fora do horário comercial. Ou em momentos em que não é possível responder imediatamente.
Para usar essa função, a empresa precisa ter um número de telefone exclusivo e configurá-lo para enviar uma mensagem específica em determinadas condições.
Por exemplo, a empresa pode definir uma mensagem para ser enviada quando alguém envia uma mensagem fora do horário comercial ou em feriados.
Utilidade das respostas automáticas
As respostas automáticas nativas do WhatsApp são úteis para as empresas por várias razões:
- Manter os clientes informados: As respostas automáticas permitem que a empresa informe aos clientes que suas mensagens foram recebidas. Além disso, que serão respondidas em breve, mesmo que fora do horário comercial.
- Evitar atrasos na resposta: As respostas automáticas ajudam a evitar atrasos na resposta aos clientes. Dessa forma, mesmo que não seja possível responder imediatamente, os clientes terão a garantia de que a empresa está ciente da mensagem e que responderá em breve.
- Melhorar a satisfação do cliente: As respostas automáticas podem melhorar a satisfação do cliente. Afinal, desse modo os clientes se sentirão mais informados e valorizados, mesmo quando a empresa não estiver disponível para responder imediatamente.
No entanto, é importante lembrar que as respostas automáticas não substituem completamente a interação humana.
É importante que a empresa responda às mensagens recebidas o mais rápido possível. Dessa forma, que forneça também uma resposta personalizada e adequada à pergunta ou problema do cliente.
Em resumo, as respostas automáticas nativas do WhatsApp são uma função útil para empresas que desejam melhorar sua comunicação com os clientes. Entretanto, devem ser usadas de maneira equilibrada, juntamente com um atendimento ao cliente eficiente e personalizado.
Conte com uma automação de WhatsApp profissional
A automação de WhatsApp é uma das formas mais eficazes que as empresas têm para melhorar a gestão dos atendimentos.
Por meio dela, é possível atender aos clientes rapidamente e sem interrupções.
Além disso, a automação possibilita o uso de chatbots, que podem fornecer respostas imediatas aos clientes. Até mesmo solucionar problemas simples, liberando os atendentes para se concentrarem em questões mais complexas.
Por fim, a automação também permite que as empresas criem fluxos de conversação personalizados e integrados a outras ferramentas de gestão.
10 Benefícios da automação na gestão de WhatsApp
Em resumo, listamos os 10 benefícios mais comuns de uma automação de WhatsApp:
- Atendimento mais rápido e eficiente.
- Uso de chatbots para respostas imediatas e solução de problemas simples.
- Maior capacidade de atender vários clientes simultaneamente.
- Redução de custos com mão de obra e treinamento de atendentes.
- Maior disponibilidade de atendimento, 24 horas por dia.
- Criação de fluxos personalizados de conversação, adaptados às necessidades de cada cliente.
- Possibilidade de integrar a automação a outras ferramentas de gestão.
- Melhoria na experiência do cliente, com respostas mais rápidas e personalizadas.
- Aumento na satisfação e fidelização de clientes.
- Melhoria na produtividade da equipe de atendimento.
Atendimento mais rápido e eficiente
Com a automação de WhatsApp, as empresas podem responder rapidamente às mensagens recebidas, mesmo fora do horário comercial.
Sendo assim, isso ajuda a melhorar a experiência do cliente, reduzindo o tempo de espera e aumentando a satisfação com o atendimento.
Além disso, a automação permite que a equipe de atendimento se concentre em questões mais complexas. Enquanto as respostas automáticas fornecem uma primeira abordagem aos clientes.
Uso de chatbots para respostas imediatas e solução de problemas simples
Os chatbots são uma das ferramentas mais úteis da automação de WhatsApp. Saiba o que é um bot aqui.
Programe para fornecer respostas imediatas aos clientes, solucionar problemas simples e até mesmo realizar agendamentos.
Sendo assim, isso libera a equipe de atendimento para se concentrar em questões mais complexas e aumenta a produtividade da equipe.
Maior capacidade de atender vários clientes simultaneamente
Com a automação, as empresas podem atender vários clientes simultaneamente.
Isso é possível porque as respostas automáticas são enviadas instantaneamente, sem a necessidade de um atendente humano.
Dessa maneira, ajuda a reduzir o tempo de espera dos clientes e a melhorar a eficiência do atendimento.
Redução de custos com mão de obra e treinamento de atendentes
A automação de WhatsApp pode ajudar as empresas a reduzir os custos com mão de obra e treinamento de atendentes.
Em resumo, com a automação, é possível responder às mensagens dos clientes de forma mais eficiente, com menos necessidade de atendentes humanos.
Dessa forma, isso pode ajudar a reduzir os custos operacionais da empresa e aumentar a rentabilidade.
Maior disponibilidade de atendimento, 24 horas por dia
Com a automação de WhatsApp, as empresas podem estar disponíveis para atender aos clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana.
As respostas automáticas podem ser configuradas para serem enviadas fora do horário comercial. Desse modo, garantindo que os clientes sejam atendidos mesmo quando a equipe de atendimento não estiver disponível.
Criação de fluxos personalizados de conversação
A criação de fluxos adaptados às necessidades de cada cliente é uma das vantagens da automação.
Com isso, as empresas podem criar fluxos de conversação personalizados, adaptados às necessidades de cada cliente.
Dessa forma, isso ajuda a melhorar a experiência do cliente, já que as respostas automáticas serão mais adequadas às necessidades e dúvidas de cada um.
Possibilidade de integrar a automação a outras ferramentas de gestão
Integre a outras ferramentas de gestão, como CRMs e softwares de automação de marketing.
Sendo assim, isso permite que a empresa gerencie todas as suas interações com os clientes de forma mais eficiente, usando uma única plataforma.
Melhoria na experiência do cliente
Com a automação, os clientes recebem respostas mais rápidas e personalizadas, o que ajuda a melhorar a experiência deles com a empresa.
Dessa maneira, pode aumentar a satisfação e fidelização dos clientes, além de atrair novos clientes por meio do boca a boca positivo.
Redução de erros e inconsistências nas respostas aos clientes
Utilizando a automação, as respostas aos clientes são padronizadas e consistentes. Reduzindo a chance de erros e inconsistências nas informações fornecidas.
Em resumo, isso ajuda a aumentar a confiança do cliente na empresa e a evitar problemas futuros.
Análise de métricas e dados para melhorar o atendimento ao cliente
Com a automação de WhatsApp, as empresas podem analisar métricas e dados relacionados ao atendimento ao cliente.
Dentre eles, vale destacar o tempo de resposta, número de atendimentos por dia e taxas de conversão.
Dessa forma, ajuda a identificar áreas de melhoria no atendimento e a tomar medidas para melhorar a experiência do cliente.
Como a automação auxilia um gestor de negócios?
A automação de WhatsApp é uma ferramenta cada vez mais utilizada por empresas de diversos setores. O objetivo, como visto, é melhorar a gestão dos atendimentos e a experiência do cliente.
Gestores de empresas que adotaram a automação de WhatsApp relatam vários, tais como os citados acima.
Além disso, os gestores também destacam a facilidade de uso da automação de WhatsApp. Entretanto, um ponto de destaque é a possibilidade de integrá-la a outras ferramentas de gestão, como CRMs e softwares de automação de marketing.
No entanto, é importante ressaltar que a automação de WhatsApp não deve ser vista como uma substituição completa dos atendentes humanos.
Use a automação para complementar o atendimento humano. Dessa maneira, oferecendo uma primeira abordagem aos clientes e solucionando problemas simples. Liberando a equipe de atendimento para questões mais complexas e melhorando a eficiência do atendimento.
Uma boa gestão de WhatsApp depende de você!
Todas essas dicas ajudam a melhorar a eficiência do atendimento ao cliente. Sendo assim, economizando tempo e recursos, mantendo as informações confidenciais protegidas e melhorando a satisfação.
Com o WhatsApp, as empresas podem se comunicar de maneira mais rápida e fácil com seus clientes. Mantendo as conversas organizadas e garantindo que as mensagens sejam precisas e consistentes.
Ao seguir essas dicas, as empresas podem oferecer um atendimento ao cliente de qualidade superior, melhorando a imagem da empresa e atraindo novos clientes.
Conte com a To Talk para automatizar e garantir uma gestão de WhatsApp eficiente
Aqui na Agência To Talk, oferecemos todo o suporte necessário para a implementação do sistema. Desde a pesquisa de mercado para entender o público-alvo da empresa, até a construção dos fluxos, configuração da ferramenta e treinamento da equipe de atendimento.
Além disso, você terá todo o suporte necessário ao longo do tempo. Dessa forma, garantindo que o sistema continue funcionando de maneira eficiente.
Além disso, garantirá que a equipe esteja sempre atualizada e preparada para atender as necessidades dos clientes. Portanto, se você está interessado em implementar uma automação de WhatsApp, não hesite em entrar em contato com um dos nossos especialistas. Fale conosco agora.